資料作成に時間がかかるときは？構成から仕上げまでの進め方

資料を作り始めたのに、情報を集めるだけで時間が過ぎる。ようやく形にすると「知りたいのはそこではない」と言われ、また作り直す。きれいにまとめようとするほど、終わりが見えなくなることがあります。

資料作成に時間がかかるときは、操作を速くする前に、相手に何を判断してもらうかを決め、文章だけの構成を確認してから、情報と見た目を整える順番へ変えてみてください。この記事では、社内の報告・比較・提案資料を、手戻りを抑えながら作る方法を扱います。

時間がかかる工程を見つける

「資料作成が遅い」を一つの問題にせず、どこで止まるかを分けます。資料の種類によって、先に直す点が変わります。

元データが届かない、承認者が不在といった待ち時間は、本人の作成速度と分けて扱います。期限を決める際は、作業時間と完了日時を見積もる方法も使い、確認と修正の時間を確保してください。

「部長向けの資料」「会議で使う資料」だけでは、必要な内容は決まりません。読み終えた相手が何をするのかまで書きます。

たとえば架空の依頼「新しいツールの資料を作って」なら、「部長が、現在の作業を続ける案とツールを導入する案を比較し、試行の可否を決める資料」とします。製品の機能をすべて並べるより、現状の困りごと、費用、導入の手間、試行で確かめることが必要だと分かります。

自分の解釈だけで決められない場合は、曖昧な指示を確認する質問を使い、目的、提出形式、完成条件をそろえます。「詳細で立派な資料」を作ることが、毎回の正解ではありません。

先に使うソフトを開いても構いませんが、最初は見出しと伝える内容だけを書きます。色、画像、図形の位置は後回しにし、情報の順序を確かめてください。

以下は、社内ツールの試行を提案する架空の構成例です。実績や効果を示したものではありません。

この段階で、「現状維持の案がない」「費用の比較条件が違う」と気づければ、見た目を作り直す前に直せます。結論がまだ出せないなら、断定した推奨案を作らず、何が未確認で、何が分かれば判断できるかを書きます。

依頼者に途中確認を求めるときは、「まだ途中ですが見てください」だけで渡さず、「今回は比較項目と結論の方向を確認してください。数字と体裁はこの後整えます」と確認範囲を示しましょう。

調べるほど資料が厚くなる場合は、情報ごとに「これがないと判断が変わるか」を考えます。主要な結論に必要なら本文へ、確認を求められた際に使う詳細なら補足へ分けます。

比較する費用に条件の違いがある、実現できるか未確認、といった重要な留保は本文に残します。見やすくするために不利な条件まで隠してはいけません。一方、元データの全行や調査過程は、本文で読み上げず、参照先を示す形でも対応できます。

根拠には資料名、対象期間、条件、確認日を残します。数字だけをコピーすると、後で修正が必要になったときに元へ戻れません。仮の数字を置く場合は、確定値と取り違えないよう「未確認」「仮置き」とその場に明示してください。

情報収集にも区切りを置きます。「選択肢を比較するのに必要な条件がそろったか」を見て、足りない情報だけを取りに行くと、関連情報を際限なく探す状態から離れられます。

体裁を整える工程では、装飾の種類を増やすより、相手が迷わず読めるかを確かめます。

提出先に指定様式があれば、それを優先します。再利用できる既存資料は便利ですが、前回の顧客名、日付、条件が残っていないかも確認してください。最終確認の項目を作る際は、動作・照合先・合格条件で作るチェックリストが役立ちます。

毎回同じ形式の資料なら、職場で完成見本を共有する方法もあります。厚生労働省の休み方改革の取組の進め方では、資料の様式や所要時間の目安をそろえ、過度な作り込みを防ぐ事例が紹介されています。

次に作る資料で、最初に以下を埋めてみてください。埋まらない項目が、そのまま着手前の確認事項になります。

読む人：
読み終えた後に判断・行動してほしいこと：
必須の情報：
本文に置く内容／補足へ回す内容：
構成を確認してもらう相手と日時：
最終提出日時・指定形式：
未確認の情報と確認先：

作成途中で目的や対象が増えた場合は、最初の条件との差を伝え、期限や範囲を見直します。資料作成を速くすることは、必要な確認を省くことではありません。目的に合う内容を早い段階でそろえ、後で捨てる作業を減らすことから始めましょう。