「1時間で終わると思ったのに、半日かかった」「今日出せると伝えたのに、また遅れそう」。作業時間の見積もりが外れると、周囲へ申し訳なく感じたり、自分は仕事が遅いのかと考えたりしがちです。
ただ、見積もりが甘くなる原因は、作業速度だけではありません。準備や確認が抜けている、返事を待つ時間を考えていない、完成の条件が途中で変わる、といった場合もあります。
改善するには、完成条件を決め、工程を分け、過去の実績と比べてから、作業できる時間帯へ置く順番で考えます。最初から正確な数字を当てるより、何を前提にした見積もりか説明できる状態を目指しましょう。
「何時間かかるか」と「いつ終わるか」は別に考える
見積もりでは、次の三つを混ぜないことが出発点です。
| 区分 | 意味 | 架空の例 |
|---|---|---|
| 作業時間 | 自分が実際に手を動かす時間 | 集計と資料作成に合計3時間 |
| 待ち時間 | 他の人の確認や情報到着を待つ時間 | 上司の確認は翌日の午前 |
| 完了日時 | 予定と待ち時間を踏まえ、完成版を渡せる日時 | 翌日15時に提出 |
作業に3時間かかるからといって、今から3時間後に完成するとは限りません。途中に会議があり、確認者が翌日まで対応できないなら、完了日時は変わります。待っている間に別の仕事を進めることはできても、確認が終わる前に完成扱いにはできません。
見積もりの前に、完成条件を一文で決める
「資料を作る」だけでは、必要時間を見積もりにくくなります。誰が何に使うのか、どの情報が必須か、初稿なのか完成版なのかを確認しましょう。
架空の例なら、「部門会議で判断するため、今月の売上と前月差、その要因を既存の様式にまとめ、上司の確認を受けた状態」とします。この条件なら、データ抽出、差の確認、要因整理、上司の確認までが必要だと分かります。
逆に、分析対象や体裁が決まっていないまま「明日できます」と約束すると、後から増えた工程も自分の見積もり違いとして抱え込みやすくなります。目的が曖昧なら、上司の指示を具体化する質問で認識をそろえてください。
準備・作成・確認・修正に分けて積み上げる
完成条件が決まったら、途中の成果を確認できる工程へ分けます。細かい操作を全部列挙する必要はありませんが、「資料作成3時間」の一行だけで済ませず、何に時間を使うのかを書きます。
以下は月次資料を作る架空の見積もりです。標準時間ではなく、考え方を示す例です。
| 工程 | 作業時間の見込み | 前提・確認点 |
|---|---|---|
| 対象データを抽出 | 20分 | データの更新が完了している |
| 集計して前月差を確認 | 40分 | 既存の集計様式が使える |
| 要因を整理して初稿を作成 | 60分 | 大きな差の理由を担当者に確認できる |
| 数値・記載を確認 | 20分 | 元データと照合する |
| 上司確認後の修正 | 20〜40分 | 構成全体の変更は含めない |
この例の作業時間は合計160〜180分です。さらに、上司や担当者の回答がいつ得られるかを確認して提出予定を決めます。最短の160分だけを使うと、修正が多い場合に予定が崩れるため、幅があることも伝えます。
抜けやすいのは、資料探し、アクセス権の申請、確認依頼、成果物の送付です。前回どこで手が止まったかを思い出して工程に含めましょう。通常の確認は最初から予定し、余裕時間に押し込めないことも大切です。
過去の実績と比べ、初めての仕事は小さく試す
似た仕事の記録があるなら、前回の時間を出発点にします。「今回は頑張れば半分でできる」と考える前に、対象件数、資料のそろい方、求められる品質が違うかを確認してください。
毎回同じ様式の報告書と、新しい指標を考える報告書は、見た目が似ていても必要な作業が違います。経験者に聞く場合も、所要時間だけでなく「事前準備は終わっていたか」「修正まで含むか」をそろえます。
初めての仕事は、分からないまま確定納期を約束せず、見通しを立てるための小さな作業を先に置きます。たとえば初めて扱うデータなら、一部のデータで読み込みと集計を試し、形式や欠損の問題がないかを確認します。
初めての形式なので、午前中に一部を試して、必要な工程と提出見込みをご連絡します。現時点では、全件の完了日時はまだ確定できません。
これは架空の伝え方です。「分からない」で終わらせず、何をいつまでに確かめれば見積もれるのかを伝えると、依頼者も次の判断をしやすくなります。
予定表へ入れてから、約束する日時を決める
工程の合計が出たら、会議、定例作業、問い合わせ対応などを除き、その仕事に実際に使える時間を確認します。勤務時間のすべてを新しい作業で埋めると、普段の対応が入っただけで遅れます。
たとえば、合計3時間の作業に対し、今日使えるのが1時間、明日午前に使えるのが2時間なら、初稿の完成は明日午前が目安です。その後に上司確認が必要なら、上司が確認できる時刻と修正時間も予定へ入れます。複数の仕事が競合する場合は、優先順位を整理する方法で、何を先に進めるかを決めましょう。
余裕時間も、何となく一律に上乗せするより、「データ不備があれば再抽出が必要」「初回なので確認を一度追加する」など、理由を持たせます。普段の問い合わせ対応として空けた時間と、個別作業の不確実性に備える時間を重複して数えないようにしてください。
依頼者へは、日時に加えて前提と変更時の連絡条件を伝えます。
データが今日中にそろい、既存の様式を使う前提なら、明日12時に初稿を出せる見込みです。データが届かない場合や分析対象が増える場合は、その時点で提出時刻を相談します。
遅れが分かったら、残り時間を見積もり直す
予定した時間を過ぎても終わらないときは、「あと少し」を繰り返す前に、未完了の工程を確認します。すでに使った時間だけでは、残り時間は分かりません。
- 何が終わり、何が残っているか
- 前提が変わったか、工程が抜けていたか
- 残りの作業と確認にどれくらい必要か
- 期限に影響するなら、何を調整できるか
見積もりのずれに気づいた時点で、関係者へ見通しを更新します。締め切りまで黙って埋め合わせるより、範囲や担当を変えられるうちに相談することが大切です。整理の仕方は事実・選択肢・推奨案をそろえる上司への相談で確認できます。
振り返りは、次の見積もりに使える一行を残す
完了後は、予定時間と実際の作業時間、待ち時間、ずれた理由を短く記録します。「自分が遅かった」ではなく、「データの修正に40分追加」「上司確認が翌日になった」「分析範囲が途中で増えた」と分けてください。ここでの時間は記入例です。
繰り返す仕事なら、完成見本や様式を共有する方法もあります。厚生労働省の休み方改革の取組の進め方は、業務標準化の例として、資料の様式や所要時間の目安を決め、必要以上の作り込みを防ぐ取組を紹介しています。
まずは次の仕事を一つだけ選び、「完成条件・工程・時間の幅・待ち時間・前提」を書いてみましょう。それでも必要な時間が働ける時間を超えるなら、見積もりを短く書き直すのではなく、仕事量や期限を調整する段階です。
